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如果需要复印书籍等需要装订的文件，请选用具有"分离扫描"(split scan feature)性能的复印机。这样，可以消除由于装订不平整而产生的复印阴影。
如果您的复印件的背景有阴影，那么您的复印机的镜头上有可能进入了灰尘。此时，您需要对复印机进行的清洁。
当复印机面版显示红灯信号时用户就应及时对复印机进行加碳粉，如果不及时可造成复印机故障或产生撞击噪音。加碳粉，时应摇松碳粉并按照说明书进行操作。切不可使用代用粉(假粉)，否则会造成飞粉、底灰大、缩短载体使用寿命等故障，而且由于它产生的废粉率高，实际的复印量还不到真粉的2/3。
当添加复印纸前先要检查一下纸张是否干爽、结净，然后前后理顺复印纸叠顺整齐再放到纸张大小规格一致的纸盘里。纸盘内的纸不能超过复印机所允许放置的厚度，请查阅手册来确定厚度范围。为了保持纸张干燥，可在复印机纸盒内放置一盒干燥剂，每天用完复印纸后应将复印纸包好，放于干燥的柜子内。
每次使用完复印机后，一定要及时洗手，以消除手上残余粉尘对人体的伤害。
工作下班时要关闭复印机电源开关，切断电源。不可未关闭机器开关就去拉插电源插头，这样会容易造成机器故障。
如果出现以下情况，请立即关掉电源，并请维修人员。A、机器里发出异响;B、机器外壳变得过热;C、机器部分被损伤;D、机器被雨淋或机器内部进水
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1、不用担心设备老化报废
如果是购买的复印机，那么所有权属于购买者，但在达到一定的年数或使用寿命后，将缩短设备使用寿命并宣告报废。而复印机租赁的形式，所有权是租赁公司的，所以使用者就不用担心设备因为老化而报废了。
2、不用承担设备落后风险
如今，科学技术正在迅速发展。不断出现新的好的产品，更人性化更完善的功能应用，缩短设备的服务周期，加快更换速度。购买者必须担负起设备的功能，承担着效果跟不上而影响使用的风险，如果选择租赁，则该风险将由租赁商承担。
3、可任选适用的机型
如果是购买的复印机，买回来之后如果发现功能并不能满足工作的需求，那么想要换台复印机就会非常的麻烦。但是如果是复印机租赁的形式，那么就不存在上述的问题，你可以随时更换新的设备，租赁费用也会随之进行调整。
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纯租赁
纯租赁就是复印机的全部权都是归复印机供应商公司所有，租赁方只是具有使用权。纯租赁复印机是不可以当做固定资产。进行纯租赁复印机全部的耗材还有零配件以及上门维修都是免费的，租赁方只是需要付租金以及押金就行了。在购买后全包服务就是在购买之后全包的服务就是复印机全部权归都是购买公司所有。
购买后全包服务
复印机每打印一张都要付费的。购买后全包服务的复印机是可以作为固定资产的。购买后全包服务的复印机所有的耗材、零配件、上门维修都是是免费的。购买后全包服务的复印机可以是新机，也可以是二手复印机，两者的区别只不过是复印机价值不一样，服务是一样的。
就是经过分期付款的方式进行租赁新的复印机，在租赁期满之后复印机就是归属租赁方拥有。复印机的每个月费用都是由下面三部分构成的：分期的金额还有分期的利息以及印张费。融资进行租赁复印机成本是非常高，基本上的公司都不会去选择。融资进行租赁的复印机全部耗材还有零配件以及上门维修都是免费。
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什么双面印刷比单面印刷更容易粘纸？
主要原因是纸张的重量。如果一张非常薄的纸的一面已经打印出来，那么这张纸在经过加热和打印后就变形了。此外，墨水的渗透使纸张不平整，从而影响纸张的稳定输出。因此，无论您的打印机是自动双面打印还是手动双面打印，纸张的重量至少应超过60克，以承受双面压力。此外，一些劣质纸张在印刷过程中容易将纸屑残留在机器上，从而对揉捏纸轮造成压力，增加纸张卡住的可能性。
复印机租用激光打印机，另一种用于处理纸张的配件称为分离爪，用于分离纸张，避免纸张在圆筒上行走，造成纸张卡住。分开的爪子很容易坏。当它的尖变钝，沾上熔化的碳粉时，它会粘在纸上，不能让纸顺利离开。解冻后，先清洗分离爪。如果没有，你只能选择更换新的分离爪。复印机租赁公司应提醒您，激光打印机不能打印铜版纸，每次打印都会卡住。